活動(dòng)服務(wù)商的選擇與管理-2

商務(wù)談判（Business Negotiations），是買賣雙方為了協(xié)調(diào)彼此之間的商務(wù)關(guān)系，滿足各自的商務(wù)需求，通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)與合作等方式，爭(zhēng)取達(dá)成某項(xiàng)商務(wù)交易的行為和過程。

一、商務(wù)談判的基本原則

國內(nèi)著名會(huì)展專家張凡（2014）認(rèn)為，“展覽業(yè)是典型的依靠整合資源而生存和發(fā)展的服務(wù)業(yè)，展會(huì)主辦方的主要業(yè)務(wù)都是在商業(yè)談判中進(jìn)行的”。從展覽項(xiàng)目管理的角度，主辦方對(duì)外的商業(yè)談判可分為3個(gè)層次，即項(xiàng)目戰(zhàn)略性質(zhì)的談判、項(xiàng)目營銷與運(yùn)營管理事項(xiàng)的談判以及項(xiàng)目銷售業(yè)務(wù)的談判。

這些商業(yè)談判有一些共同特點(diǎn)：（1）需要與本展會(huì)相關(guān)聯(lián)的具體人商談，所謂相關(guān)聯(lián)的人就是擁有資源的人，即與利益相關(guān)者交道；（2）需要營銷展會(huì)，包括營銷談判者自己，并在商談中達(dá)成主辦方目的；（3）需要約定經(jīng)商談后形成的共識(shí)，即達(dá)成協(xié)議；（4）需要把約定的共識(shí)轉(zhuǎn)化為文本，即經(jīng)濟(jì)合同；（5）需要根據(jù)法律標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范談判后形成的經(jīng)濟(jì)合同。

綜上分析，活動(dòng)主辦方或運(yùn)營公司在商務(wù)談判中應(yīng)遵循一些基本原則：

（1）真誠守信原則。真誠守信在商務(wù)談判中的價(jià)值不可估量，信任對(duì)方是守信的基礎(chǔ)，也是取信于對(duì)方的方法。

（2）知己知彼原則。所謂“知己”是指要對(duì)自身的需求、相關(guān)資料與數(shù)據(jù)、優(yōu)劣勢(shì)以及底線等非常清楚；“知彼”則是通過各種途徑了解談判對(duì)手的禮儀習(xí)慣、談判風(fēng)格和經(jīng)歷，不要觸犯對(duì)方的禁忌。

（3）互惠互利原則。即在不損害自身利益的前提下，應(yīng)當(dāng)盡可能替談判對(duì)手著想，主動(dòng)為對(duì)方保留合理的利益。

（4）求同存異原則。認(rèn)準(zhǔn)最終的目標(biāo)，平等協(xié)商、追求大同，同時(shí)關(guān)注對(duì)方的合理要求，在具體問題上采取靈活、變通的辦法，必要時(shí)作出相應(yīng)的讓步。

（5）遵紀(jì)守法原則。商務(wù)談判必須遵守國家的法律法規(guī)，如果是國際商務(wù)談判，還應(yīng)當(dāng)遵循有關(guān)的國際法、國際慣例和對(duì)方國家的相關(guān)法律。

二、服務(wù)商談判的重點(diǎn)與技巧

對(duì)于活動(dòng)組織者，在與服務(wù)商開始談判之前，了解價(jià)格并不是唯一的考慮，更重要的是要先做些功課，仔細(xì)研究各個(gè)目標(biāo)服務(wù)商的特點(diǎn)及相關(guān)的服務(wù)品質(zhì)。

以下有9項(xiàng)商務(wù)談判的重點(diǎn)工作，值得活動(dòng)籌備人員在與服務(wù)商進(jìn)行談判時(shí)參考：

1、從需求計(jì)劃開始

準(zhǔn)備一份準(zhǔn)確、詳細(xì)的需求計(jì)劃（如果是公開招標(biāo)，往往需要制定一份詳實(shí)的需求建議書，即RFP），根據(jù)這個(gè)計(jì)劃與服務(wù)商談判。

2、做好準(zhǔn)備工作

首先，了解活動(dòng)服務(wù)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的服務(wù)商經(jīng)營方式，查看行業(yè)整體的報(bào)價(jià)區(qū)間，在研究的基礎(chǔ)上為自己的購買訂一個(gè)目標(biāo)價(jià)格，但要注意留給服務(wù)商一個(gè)合理的利潤(rùn)空間。

其次，對(duì)自己即將要購買的產(chǎn)品或服務(wù)做較為透徹的了解，防止在談判中顯得自己“不懂”行情，反而被服務(wù)商忽悠或者漫天要價(jià)。

3、表示熱情與感謝

在與服務(wù)商溝通時(shí)，應(yīng)表示出熱情，感謝對(duì)方愿意為活動(dòng)的運(yùn)營提供服務(wù)。以較為大度的姿態(tài)面對(duì)各個(gè)服務(wù)商，使其感覺到為我們服務(wù)會(huì)很愉快，在輕松的環(huán)境中進(jìn)行談判，也較容易迎來服務(wù)商的坦誠與尊重。

4、利用談判優(yōu)勢(shì)

對(duì)于活動(dòng)主辦方而言，始終要記住優(yōu)勢(shì)在“買方”這邊。通過在談判中不斷地發(fā)問或提出要求，讓服務(wù)商做較為詳細(xì)的解釋，這樣既有助于了解各服務(wù)商的虛實(shí)，還可以彌補(bǔ)自己對(duì)相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)了解的缺失。

5、避免模糊不清的說法

明確的協(xié)商和談判是避免雙方合作失誤最好的方法。

6、清楚格式合同的內(nèi)容

許多服務(wù)商比如酒店、會(huì)展中心等提供的都是標(biāo)準(zhǔn)制式的合同，對(duì)于活動(dòng)主辦方的需求可能不是特別重視，規(guī)定得也不是很明確，因此要根據(jù)我們活動(dòng)的具體情況，做好相關(guān)方面的特別說明。

7、仔細(xì)研讀各項(xiàng)條款

許多合約的字體特別小，在簽訂合約之前，首先要仔細(xì)查看，避免存在不當(dāng)條款，譬如取消服務(wù)的條款可能訂得很苛刻。

8、明確雙方權(quán)責(zé)

要求服務(wù)商明確彼此的權(quán)責(zé)，而且在沒有雙方同意的情況下，不可以更改合同。雙方在協(xié)商過程中，權(quán)責(zé)與誠信都是最重要的要求。

9、認(rèn)真再確認(rèn)

了解各種情形的可能性，并確認(rèn)各個(gè)聯(lián)絡(luò)人及代理人的聯(lián)絡(luò)方式。協(xié)商談判一旦完成并簽訂合同，活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將承接服務(wù)的供應(yīng)商視為一個(gè)“團(tuán)隊(duì)”，并依照合同內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督應(yīng)該按時(shí)、按質(zhì)完成的項(xiàng)目，絲毫不得馬虎。

另外，每家服務(wù)商都有不同的背景及工作模式，為了高質(zhì)量完成活動(dòng)的各項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)該在協(xié)商時(shí)盡力消除彼此之間的差異。

英國皇家采購與供應(yīng)學(xué)會(huì)（Chartered Institute of Purchasing and Supply，簡(jiǎn)稱CIPS）認(rèn)為，雖然合同管理主要側(cè)重于合同訂立后的執(zhí)行管理，但成功的合同管理還取決于合同制度是否完善以及合同訂立前的業(yè)務(wù)能否良好地開展。

因此，合同管理隸屬于項(xiàng)目管理的范疇，層級(jí)高于后期合同執(zhí)行跟蹤與文檔管理（青之云，2016），換句話說，合同管理工作主要包括合同管理制度、合同訂立前管理、合同審批與簽訂，以及合同執(zhí)行跟蹤與文檔管理4個(gè)部分。

圖15-1 合同管理的范疇

表15-1 合同管理的主要工作內(nèi)容

美國著名會(huì)展專家喬治·費(fèi)尼奇（George Fenich）教授在《會(huì)展業(yè)導(dǎo)論》（第4版）一書中對(duì)會(huì)展活動(dòng)服務(wù)承包商的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了展望。

他提出，服務(wù)承包商與會(huì)展活動(dòng)組織者之間的健康關(guān)系對(duì)于共贏結(jié)果仍然起到重要作用。通過與供應(yīng)商建立持久的關(guān)系，組織者可以得到兩個(gè)關(guān)鍵要素：有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和更加靈活的合同。在這種背景下，合同管理工作會(huì)具有更大的靈活性。

因?yàn)槠?，關(guān)于合同管理的流程等具體內(nèi)容略，感興趣的同仁請(qǐng)參考《會(huì)展項(xiàng)目管理》（高等教育出版社，將于2018年9月底出版）。